Почему мы отслеживаем время и зачем нам нужны методы учета времени?

По разным причинам. Некоторые отслеживают рабочее время в соответствии с политикой на рабочем месте; другие занимаются, чтобы отточить свои навыки управления временем; а некоторые контролируют рабочее время своих сотрудников, чтобы обеспечить производительность. 

Во всех этих и других случаях единодушно одно: отслеживание времени имеет решающее значение для улучшения тайм-менеджмента и повышения продуктивности как в профессиональном, так и в личном плане.

В этой статье мы рассмотрим лучшие практики отслеживания рабочего времени с помощью WebWork.

Лучшие практики отслеживания времени с помощью WebWork

Нет лучшего места, чтобы узнать о лучших методах отслеживания времени, чем блог WebWork Time Tracker с практическими примерами.

Теперь о практиках.

1. Протестируйте трекер времени, прежде чем предлагать своей команде его использовать.

Прежде чем знакомить свою команду с отслеживанием времени, проведите исследование и выберите трекер, который вы хотите использовать. Затем проверьте это. Всегда проверяйте его самостоятельно, чтобы понять все детали, даже если платформа, такая как WebWork, удобна для пользователя.

В идеале начать тестирование трекера на небольшом количестве сотрудников. Этот метод позволит выявить потенциальные области, которые могут потребовать обучения сотрудников.

Особенно на начальном этапе гораздо проще следить за тем, как небольшое количество сотрудников адаптируется к учету рабочего времени, чем погружаться с головой в это всей компанией. 

Кроме того, небольшое количество сотрудников с большей вероятностью добросовестно протестирует трекер, чем вся компания, состоящая из десятков, если не сотен человек. 

2. Четко сообщите цель своей команде.

Отслеживание чужого времени может показаться пересечением границы личного пространства, но если все сделано правильно, это не так.

Вот почему очень важно, чтобы вы подготовили свою команду и объяснили, почему компания учитывает время. 

В зависимости от причины, будь то случаи неэффективного управления временем, нарушения сроков или признаки снижения продуктивности, уточните, как отслеживание времени решит эти проблемы. 

Если у вас есть команда, которой платят почасово, они, скорее всего, приветствуют это решение, поскольку от точной оплаты им напрямую будет выгодна. WebWork упрощает этот процесс с помощью оплачиваемых часов и конвертирует отслеживаемое время непосредственно в доход.

Но в других бизнес-моделях необходимость отслеживания времени может поначалу быть не такой очевидной.

Объясните своей команде, что отслеживание времени приносит пользу не только бизнесу, но и им лично. Каждый сотрудник будет видеть, сколько именно времени он тратит на рабочие дела, и соответственно сможет улучшить свои навыки тайм-менеджмента. 

WebWork также способствует поддержанию баланса между работой и личной жизнью сотрудников с помощью настраиваемых напоминаний для предотвращения выгорания. Это одна из функций, которую вы обязательно должны поощрять своих сотрудников использовать как для профессионального, так и для личного благополучия.

Они могут выбирать, какие типы напоминаний они хотят получать, включая напоминания в рабочее время, например, о том, чтобы выпить больше воды или прогуляться, или напоминания о личной жизни, например, о том, чтобы проводить больше времени с семьей, об отдыхе, о здоровье и т. д.

3. Тренируйте свою команду для достижения максимальных результатов 

Обучение так же важно, как и решение внедрить учет времени.

После обсуждения необходимости учета рабочего времени и объяснения его преимуществ следующим шагом будет обучение ваших сотрудников. 

Вместо того, чтобы заставлять их использовать таймер без каких-либо инструкций, начните с обучения. Этот шаг напрямую связан с этапом самостоятельного тестирования. Вспомните, сколько времени вам понадобилось, чтобы разобраться в том, как работает трекер и его свойства. Ваши сотрудники пройдут тот же процесс.

Обучение подготовит их к реальному процессу отслеживания. Они будут уверены в том, когда использовать автоматический учет времени, а когда добавлять время вручную.

Вместо того, чтобы беспокоиться о том, что трекер выключен или им пришлось сделать более длительный перерыв, они будут знать, что делать в таких случаях, основываясь на предварительном обучении или обсуждении. 

Например, когда они находятся на собрании и трекер отключается при обнаружении бездействия, объясните, что они могут сами добавлять время. Или даже если они забыли запустить трекер, это не беда, они все равно могут добавить время, не беспокоясь.

Ознакомив их с трекером и особенно с разделами, которые вы будете использовать, вы сделаете свою команду более уверенной в его использовании. 

4. Будьте прозрачны в отношении того, какие данные вы отслеживаете и почему.

Как работодатель и человек вы должны следовать правилам этического поведения и сообщать каждому сотруднику, что вы собираетесь отслеживать его данные и какие именно данные. Сюда входят журналы времени, автоматическое отслеживание времени, использование приложений и Интернета, отслеживание URL-адресов, отслеживание частоты нажатия мыши и клавиш и многое другое, если таковое имеется.

Это поможет избежать чувства недоверия и замешательства среди ваших сотрудников. А создание атмосферы взаимного доверия – залог успеха и благополучия в любом коллективе.

5. Обеспечьте прозрачность

Хотя личные данные, такие как снимки экрана, должны оставаться конфиденциальными, обмен данными о выполнении задач может мотивировать добросовестный труд. 

WebWork решает эту проблему с помощью 5 ролей участников : владелец рабочего пространства, исполнительный менеджер, менеджер проекта, менеджер группы и сотрудник. Каждый из этих типов участников имеет отдельные разрешения и доступ к отслеживаемым данным, что обеспечивает более организованный процесс управления.

6. Уважайте конфиденциальность 

Несмотря на то, что большинство тайм-трекеров, включая WebWork, предлагают скриншоты, использовать их лучше только в критических ситуациях. Вы уже отслеживаете время и даже использование приложений или веб-сайтов, и добавление к ним снимков экрана может вызвать недовольство или неточную регистрацию времени.

Чтобы создать доверие и наладить отношения с вашей командой, максимально уважайте их конфиденциальность. 

На самом деле, этот пункт относится не только к скриншотам, но и к балансированию мониторинга с соблюдением конфиденциальности.

Создайте среду, в которой члены вашей команды смогут свободно делиться своими опасениями по поводу процесса отслеживания и выслушивать их. 

7. Оставьте место для неточностей в учете времени

Если вы не используете учет времени для почасовой оплаты, не заставляйте членов вашей команды быть точными, как швейцарские часы. Ведь невозможно отслеживать каждую секунду. Помните, что чрезмерный акцент на точности может вызвать у сотрудников стресс, что повлияет на качество работы.

Хотя WebWork предлагает точное отслеживание времени, отслеживая даже время простоя, используйте эту функцию разумно, сосредотачиваясь на общих закономерностях, а не на поминутном учете.

8. Не используйте отслеживаемые данные в качестве основного источника анализа эффективности.

Стоит упомянуть снова и снова: отслеживаемые данные не должны быть единственным критерием оценки производительности.

Хотя он весьма полезен для измерения продолжительности проекта или выявления узких мест в процессе реализации, он не должен быть единственным источником анализа эффективности работы сотрудников.

Вы можете задаться вопросом, почему? Тем более, что учет времени — это решение для повышения производительности, не так ли?

Сам факт внедрения учета рабочего времени, скорее всего, окажет положительное влияние на производительность сотрудников. Люди работают по-разному; Больше отслеживаемых часов не означает больше проделанной работы.

9. Следите за балансом между работой и личной жизнью, чтобы предотвратить выгорание ваших сотрудников.

Учет времени полезен для улучшения управления временем и повышения производительности в команде, но отслеживание баланса между работой и личной жизнью полезно для каждого сотрудника.

Вот почему благополучие сотрудников должно быть одинаково важно для вас как работодателя.

Я вставлю сюда свою самую любимую цитату на эту тему:

Счастливые сотрудники — продуктивные сотрудники.

Показатели баланса между работой и личной жизнью в WebWork визуально указывают на здоровое и чрезмерное рабочее время с помощью цветных категорий.

Просто взглянув на него, вы увидите, кому нужно притормозить, а кому улучшить свои навыки управления временем. Особенно если у вас есть удаленный сотрудник , он может попасть в ловушку, работая слишком много часов, иногда даже до полуночи.

Обязательно позаботьтесь о случаях переутомления и не допускайте выгорания ваших сотрудников. 

Помните, что легче предотвратить выгорание, чем его лечить. 

Заключение

Учет времени — это больше, чем просто инструмент повышения эффективности; это средство сбалансировать работу и жизнь.

Следование лучшим практикам учета рабочего времени имеет жизненно важное значение для принятия правильного подхода и метода учета рабочего времени сотрудников. Лучшие практики отслеживания времени с помощью WebWork, составленные на основе исследований и данных реальных пользователей, призваны сделать вашу команду продуктивной и осведомленной об отслеживании времени.

В конце концов, именно их время вы и собираетесь отслеживать.