Сегодня инструменты автоматизации используются во многих платформах и отраслях для экономии времени и ресурсов людей. Они делают это, упрощая работу, избавляя нас от повторяющихся задач и позволяя нам сосредоточиться на тех, которые требуют наибольшего внимания.

Оглавление

• Автоматизация в управлении проектами
• Зачем использовать автоматизацию в управлении проектами?
• Вам нужна автоматизация?
• Преимущества автоматизации
• 5 инструментов автоматизации, которые стоит использовать в 2022 году

Автоматизация в управлении проектами

Внедрение автоматизации в управление проектами стало феноменальным преимуществом для менеджеров и команд. Независимо от того, используете вы его в своей работе или нет, если вы здесь, вы на правильном пути. После его использования в управлении проектами вы никогда не захотите вернуться назад.

Чтобы понять, как они работают, давайте возьмем в качестве примера чат-ботов. Сейчас они есть почти на каждом сайте. Они очень эффективны в предоставлении необходимой информации в нужный момент без вмешательства человека. Они заранее получают инструкции и действуют в зависимости от полученного триггера, то есть сообщения от посетителя веб-сайта. Другими словами, они выполняют работу работника до тех пор, пока не возникнет необходимость в работнике-человеке, чего во многих случаях даже и не возникает.

В этой статье мы рассмотрим преимущества и причины автоматизации управления проектами , а также 5 инструментов , которые вы можете начать использовать уже сейчас.

Зачем использовать автоматизацию в управлении проектами?

Короткий ответ – потому что он будет делать вашу работу вместо вас!

Интеграция автоматизации в управление проектами не только облегчает рабочую нагрузку, но и экономит ваше время и ресурсы.

Важно отметить, что автоматизация не является универсальным решением для управления проектами. Это скорее актив. Как объяснили в Wrike, это не решение, а увеличитель. 

Следовательно, все уже должно быть настроено до внедрения автоматизации, поскольку она будет только усиливать данные инструкции, а не решать их.

Вам нужна автоматизация?

Вероятно, вы до сих пор не уверены, зачем вам нужна автоматизация. Если да, то отлично, можете прокрутить вниз. Если нет, то давайте еще раз подумаем о следующем. 

Вам когда-нибудь приходилось иметь дело с:

• пропущенные сроки
• постоянно приходится помнить и напоминать
• повторяющиеся задачи
• основные трудоемкие административные задачи 
• задачи, которые на самом деле можно было выполнить практически без присмотра

Скорее всего, вы сталкивались с некоторыми, если не со всеми, этими проблемами в своем рабочем процессе (особенно у фрилансеров ).

Вот почему так важно иметь программное обеспечение для рабочих процессов , которое позволит вам создавать собственные средства автоматизации для удовлетворения ваших конкретных рабочих потребностей.

Преимущества автоматизации 

Инструменты автоматизации предоставляют преимущества, которые невозможно получить иначе.

Вот некоторые из них:

• Удаление рабочей нагрузки 

Прежде всего, автоматизация приносит пользу менеджеру, поскольку снимает нагрузку с повторяющихся и административных задач. Сюда могут входить назначение задач, отправка напоминаний, обновления проектов и отчетов, сбор данных и многое другое.

Таким образом, менеджер и команда освобождаются от некоторой части не столь важной или малоценной работы, которая в сумме может оказаться утомительной. 

• Лучшее распределение усилий

Следующее преимущество — лучшее распределение усилий, энергии и концентрации. Когда менеджерам и сотрудникам не нужно беспокоиться о небольших и несложных задачах, они могут направить свою энергию и время на задачи, требующие большего внимания.

• Более высокая производительность 

Более эффективное распределение усилий естественным образом приводит к повышению производительности. Благодаря автоматизации, помогающей выполнять расчетные и запрограммированные задачи, сотрудники добиваются лучших результатов в областях, требующих творчества и инноваций.

• Низкая вероятность техногенных ошибок

Инструменты автоматизации уменьшают вероятность ошибок, допущенных человеком, если они правильно запрограммированы и лишены основных несоответствий. Каким бы безупречным ни считался человеческий мозг, ошибки неизбежны, особенно те, которые происходят по невнимательности. Последнего практически нет при наличии средств автоматизации , но опять же при наличии соответствующих инструкций.

Пять инструментов автоматизации, которые стоит использовать в 2022 году 

Итак, на данный момент вы, скорее всего, готовы попробовать автоматизацию управления проектами, но не знаете, какие инструменты использовать.

Мы поняли тебя! 

Вот 5 инструментов автоматизации, которые вы можете начать использовать прямо сейчас.

Веб-трекер времени 

Панель управления WebWork Time Tracker

Представьте себе, что вы можете видеть, что делает ваш сотрудник из любой точки мира. Именно, WebWork дает вам такую ​​возможность без дополнительных усилий с вашей стороны.

Вы получаете автоматические снимки экрана и подробную информацию о том, сколько времени каждый сотрудник тратит на каждый проект, приложение и веб-сайт, когда они приходят и уходят и кто из них самый продуктивный.

WebWork Time Tracker позволяет автоматизировать управление проектами путем мониторинга и отслеживания работы ваших сотрудников.

При необходимых настройках и без дальнейшего вмешательства вы получаете 

• автоматические снимки экрана и всплывающие окна
• подробные отчеты об уровне активности сотрудников 
• использование приложения/сайта
• данные о посещаемости

При правильном режиме скриншотов вы будете получать случайные скриншоты экранов ваших сотрудников каждые 10 минут. Но это еще не конец. WebWork также предоставляет вам подробную информацию о времени, потраченном на каждый проект, каждое приложение и веб-сайт. 

Другим примером автоматизации с помощью WebWork является то, что вы можете назначить необходимые данные (например, вы помечаете Facebook как непродуктивный веб-сайт), каждый раз, когда сотрудник посещает указанный веб-сайт, инструмент автоматизации открывает всплывающее окно с напоминанием о необходимости вернуться к работе. Конечно, бывают исключения (например, Facebook является частью работы).

Это так просто! 

КликАп 

ClickUp — это инструмент управления проектами, предназначенный для управления задачами, общения, совместной работы и многого другого. Благодаря широкому набору функций он также инструментом автоматизации

Что вы можете автоматизировать с помощью ClickUp:

• назначать задачи
• добавлять теги при изменении статуса
• изменить приоритет задачи при приближении дедлайна
• создайте свою собственную автоматизацию

Давая инструкции инструменту, вы создаете условия, необходимые для правильной работы автоматизации. Далее, когда сработает необходимый триггер, автоматика знает, что делать. 

Clickup упрощает автоматизацию управления проектами благодаря более чем 50 средствам автоматизации. Более того, вы можете создать свой собственный, если ни один из имеющихся вам не подходит.

Слабый 

Slack — это инструмент коммуникации, который делает общение внутри вашей команды организованным, быстрым и безопасным.

Его можно использовать отдельно или интегрировать с инструментами управления для автоматизации рабочих процессов, таких как автоматические уведомления, отправка уведомлений, боты для различных целей и многое другое.

Например, благодаря автоматическим уведомлениям вам не придется вручную напоминать каждому сотруднику о каждом обновлении, поскольку они автоматически отправляются в соответствующий канал в Slack. Помните, что Slack необходимо интегрировать в программное обеспечение для управления проектами .

Джотформ 

Jotform — это конструктор и создатель форм, который можно использовать для автоматизации рабочих процессов . Его можно использовать для создания автоматизированных задач с использованием форм.

Если вы часто используете формы, то хотите избежать ошибок, которые неизбежны, когда формы создаются человеком. С такими инструментами автоматизации, как Jotform или Leadgenapp , вы получите такую ​​же или лучшую производительность с меньшей вероятностью ошибок.

Например, как описывают на Jotform , его можно использовать для отправки автоматических ответов посетителям сайта после заполнения формы.

Его также можно использовать как часть программного обеспечения CRM для получения информации о потенциальных клиентах из веб-форм.

ифттт 

Источник изображения:

Последний инструмент, который я хочу включить в наш список, — это Ifttt . Это инструмент автоматизации для подключения различных приложений и устройств.

Ifttt — это инклюзивный инструмент, поскольку он работает с более чем 650 сервисами. Вам просто нужно выбрать две услуги, которые вы хотите подключить, задать необходимые условия и все, автоматизация создана.

Эти средства автоматизации называются апплетами. Вы можете выбрать из уже имеющихся и готовых или создать свой собственный. 

Теперь самое интересное. IFTTT открывается как «если это, то то», что означает, что заданные инструкции дают определенный результат. 

Когда вы хотите создать новый апплет, вы добавляете приложение или службу в раздел «если это», выбираете спецификации, а затем добавляете еще одно в разделе «то это».

На этом этапе вы должны убедиться в эффективности автоматизации управления проектами и знать, какие инструменты вы можете включить в свою работу.

Автоматизация революционизирует наш подход к работе, оказывая большую помощь. 

Вот почему пришло время начать использовать некоторые из этих инструментов в своей работе и самостоятельно испытать автоматизацию управления проектами .

Если вы не знаете, с чего начать, попробуйте WebWork Time Tracker, поскольку он предлагает бесплатную пробную версию.

Позвольте этому упростить вашу работу, положив начало автоматизации вашего рабочего процесса. 

Вы никогда не захотите вернуться назад.